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PDCA Oficinas e Funilarias : Setor de compras no seu controle

No post anterior, você conheceu um pouco sobre o famoso ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action – Planejar, Executar, Checar e Ação, em tradução livre). Trata-se de um processo que envolve desde o planejamento a ação até a solução de eventuais problemas ao final. Esse ciclo pode ser aplicado a qualquer segmento, inclusive em oficinas de funilaria e pintura, cuja gestão costuma ser um tanto complexa. Isso porque os empresários do ramo, normalmente começaram no operacional e agora mesclam este trabalho com o administrativo e os compradores são muito atarefados e quase não sobra tempo para um planejamento. Mas o mercado atual exige essa prática, já que é a forma mais fácil de sua oficina aumentar a lucratividade.

Vamos pensar na aplicação do ciclo PDCA para oficinas: é necessário identificar o problema do veículo e inseri-lo em um sistema. Esses dados são passados ao setor que executará o serviço e também ao departamento de compras, que deverá providenciar o material necessário para realizar o conserto. Depois de realizado, testa-se o veículo para ver se está funcionando corretamente e ele volta para o cliente. Fazer um feedback alguns dias depois com o cliente para verificar se está tudo ok é um diferencial. Percebeu como passamos pelas 4 fases do ciclo PDCA?

O PDCA para oficinas deve ser aplicado na compra de peças. O ideal é contar com a ajuda de um software de gerenciamento, para que o comprador possa fazer as cotações (duas cotações para cada item pelo menos). A qualidade das peças também é algo que necessita ser levado em conta. Saber se são peças originais ou peças alternativas é indispensável. Neste caso, planejar seria definir quem são os possíveis fornecedores, executar seria enviar as cotações, checar seria analisar as cotações e a ação seria a compra das peças. Todo o cuidado é pouco quando pensamos em peças online e, neste caso, mantenha atenção redobrada à reputação do fornecedor. Isso também faz parte do PDCA para funilaria.

Peças como farol e parachoque, por exemplo, são itens básicos em uma oficina de funilaria. Independentemente de serem peças originais ou alternativas, hoje em dia não é mais possível comprar “qualquer coisa” em “qualquer lugar”, visto que isso é sinônimo de cliente insatisfeito. E cliente insatisfeito, com certeza irá procurar a concorrência. Então, na hora de adquirir um farol, um para-choque, ou qualquer outra peça para conserto de automóveis, aplique o PDCA para funilaria e ofereça ao seu cliente as melhores peças e serviços. A partir do momento que você pesquisa a reputação dos fornecedores, faz perguntas e seleciona para quem vale a pena enviar uma cotação, você já está iniciando um ciclo PDCA.

Não é necessário descartar as peças online, apenas ter um pouco mais de atenção nestes casos. É claro que para que todo esse ciclo funcione na prática em sua funilaria, é necessário efetuar um bom treinamento, motivação e entrosamento da equipe. Quando todos são conscientes da importância desse processo, o resto é consequência de um trabalho bem feito.

Peças online, você compra com bons fornecedores ?

A compra de peças para oficinas nem sempre é uma tarefa fácil. E a razão é compreensível: são tantas marcas e modelos de veículos que a confusão em determinados momentos é inevitável.

Paralelamente a isso, o processo de cotação costuma ser demasiadamente trabalhoso. É preciso ligar para os vendedores e passar uma série de informações, tais como o veículo, ano de fabricação, o chassi e outros de seu cliente. Posteriormente, as peças precisam ser passadas uma a uma, com seus respectivos nomes e códigos. O procedimento por si só já nos dá preguiça, certo?

Feito todo esse trabalho, é preciso ligar para um segundo fornecedor, um terceiro e assim por diante, a fim de obter novas cotações.

Mas, nem todos os compradores são empenhados deste modo – e o motivo é totalmente compreensível. Com tanto trabalho a ser feito, é comum que os donos de oficinas não queiram gastar tanto tempo realizando cotações e orçamentos. E no que isso reflete? Na finalização da compra já após a primeira cotação. O resultado disso, muitas vezes, é uma grande quantia de dinheiro jogado fora – tanto seu como de seu cliente.

Um bom vendedor, por outro lado, é aquele que visa lhe auxiliar a evitar erros no fornecimento. A razão é simples: ele é especialista na marca e nas peças dos veículos que vende, sendo o motivo pelo qual pode prestar o seu apoio no pós-venda e no serviço em questão.

Bons fornecedores e vendedores lhe darão a comodidade que você precisa para fechar negócio com eles. Oferecerão-lhe bons descontos e estarão preocupados com a sua venda, realizando a entrega rapidamente e com um pagamento flexível. Agilidade e variedade de produtos (com a oferta de peças originais, peças genuínas, peças alternativas ou até mesmo peças online) também são características que você deve buscar na sua rede de fornecedores.

Neste sentido, ter uma rede forte de bons fornecedores é essencial para o sucesso e crescimento constante do seu negócio. Muitas vezes, esse preceito vai contra a compra de peças online sem que seja estabelecida uma relação de confiança com o vendedor. Se você não o conhecer e principalmente, se não confiar em seu trabalho, ele não terá obrigação nenhuma de suportar o pós-venda.

Neste sentido, grande parte das peças (principalmente aquelas encontradas com dificuldade para atender aos objetivos da sua clientela) deve ser adquirida próximo à sua oficina, com vendedores de confiança – seja a sua necessidade relacionada às peças genuínas, peças originais, peças alternativas ou peças online. É claro que o ato de comprar autopeças oficinas ou comprar autopeças funilaria depende exclusivamente de você. Porém, essa decisão deve ser tomada não após a realização da primeira cotação, mas sim, após uma completa pesquisa para identificação de bons fornecedores e, especialmente, de bons vendedores (preocupados com o pós-venda e com o mantimento das relações com a sua funilaria/oficina).

Lembre-se que uma boa rede de fornecimento, composta por vendedores responsáveis, é capaz de intensificar a sua cadeira de suprimentos, o que traz benefícios diretos para o seu negócio e influencia diretamente na satisfação de seus clientes.

Peças online : Como trabalhar seu dinheiro no setor de compras

Uma boa administração do dinheiro em uma funilaria é meio caminho andado para o sucesso. Por isso, tomar conta do fluxo de caixa de forma responsável é o primeiro passo para chegar lá. Aqui no blog da Cotexo você pode encontrar diversas postagens a respeito de detalhes de gestão, mas agora vamos falar especialmente sobre o fluxo de caixa para oficinas.

Grande parte das oficinas espalhadas por todo o Brasil se preocupa com a compra de peças originais, peças genuínas como, por exemplo, um farol ou um parachoque, ou até com a compra de peças alternativas, focando sempre na qualidade e no tipo de serviço oferecido aos seus clientes, mas pouco se importa com os detalhes de pagamento envolvidos no processo, capazes de deixar em cheque todo o planejamento financeiro e com isso, afetar de forma profunda a saúde do fluxo de caixa.

Por isso separamos aqui algumas dicas, para que você tenha mais cuidado com o seu departamento de compras, mesmo que esteja optando por peças online. Veja a seguir:

1. Coloque o PDCA em prática

O PDCA é uma ferramenta utilizada na área de qualidade, mas que pode perfeitamente ser aplicada no seu departamento de compras. As siglas em inglês significam: Plan – Planejar, Do – fazer, Check – corrigir, Act – agir.

Ou seja, comece sempre planejando o que deve fazer, depois o coloque em prática da melhor forma possível, analise e corrija os erros cometidos no processo e por fim, aja novamente conforme da maneira ideal encontrada.

2. Procure sempre receber à vista

Nem sempre é possível, mas encontre maneiras de receber dos seus clientes à vista sempre. Esta é uma das melhores formas de ter dinheiro em caixa sempre, possibilitando pagamentos com desconto e uma boa saúde do fluxo de caixa para oficinas.

Para isso, incentive os clientes a optarem por esta opção através de descontos para pagamentos à vista, inclua brindes e serviços agregados.

3. Opte por pagamentos a prazo

Quando você recebe à vista, mas realiza pagamentos a prazo sem a incidência de juros, ganha fôlego para fazer melhores compras, como por exemplo, de peças genuínas, peças originais ou peças alternativas. Além disso, também irá ter sempre dinheiro em caixa quando precisar comprar peças online de emergência.

Por isso, quando puder, priorize pagamentos de compras a prazo, com faturamentos mais longos possíveis, de preferência em até 6x sem juros.

4. Conte com a tecnologia a seu favor

A Cotexo tem uma ferramenta incrível, que ajuda muito na gestão do dinheiro de funilarias. Trata-se de um sistema de cotação desenvolvido exclusivamente para este setor, que faz comparações de preço em tempo real, ajudando muito no cotidiano dos compradores e aumentando a economia de tempo e dinheiro no setor de compras da oficina.

5. Fique de olho em todos os detalhes

Com cuidado e um olhar mais atento a estes passos, vai ficar mais fácil evitar armadilhas. Se conseguir manter sempre dinheiro em caixa vai, por exemplo, poder manter as compras de peças em dia, mesmo quando aguarda o pagamento de serviços realizados a prazo, como no caso das seguradoras, por exemplo.

Manter a saúde do fluxo de caixa é manter a vida de sua funilaria. Com isso em mente, vai ficar muito mais fácil se tornar um empreendedor de sucesso nesta área.

Como aumentar as margens de lucro de sua oficina ?

É evidente que para ter mais lucros é necessário ganhar mais e gastar menos. Para ter mais receitas é possível negociar melhor junto aos seus clientes e também aumentar seu investimento em marketing para gerar mais negócios. Para gastar menos deve-se ter uma gestão mais eficiente do seu negócio e uma das formas mais simples e rápidas para diminuir seus custos é otimizar a performance do seu setor de compras. Acredite : Comprar bem vai aumentar significantemente a margem de lucro de sua oficina.

Como aumentar a receita de sua oficina ?

Para ganhar mais, aumentar as receitas de sua oficina, deve-se negociar melhores valores de horas com seguradoras, empresas que sua empresa presta serviços ou mesmo aumentar o preço para seu cliente final. Qualquer umas das alternativas é um desafio conseguir negociar.

As seguradoras normalmente pagam um baixo valor na hora e ao mesmo tempo levam muita demanda para oficina de funilarias. Quanto mais seguradoras for credenciado, ou menor for sua dependência em relação a demanda de uma seguradora específica, melhor para negociar. É importante ressaltar que seguradoras que deixam sua oficina comprar, mesmo que tenham um preço menor de mão de obra, são mais lucrativas pois sua funilaria pode ganhar na compra das autopeças.

Negociar com empresas frotistas que sua oficina presta serviço é ainda mais difícil. Tanto no caso de frotistas quanto no caso de cliente final, qualquer variação no preço final pode fazer sua oficina perder o cliente, se for frotista é ainda pior para sua receita. Assim, tenha muito cuidado ao negociar.

Como diminuir os custos de sua oficina ?

Para diminuir os custos primeiramente é importante ter uma boa gestão.

Uma forma simples de diminuir os custos é trabalhar melhor no setor de compras. O custo das peças no total do serviço é alto, as vezes mais que 80% do valor do serviço. Assim ao comprar bem consegue ter melhores preços que a concorrência (facilitando ter mais clientes e aumentar sua receita) mas também e principalmente baixar um custo importante, o preços da peças.

Comprar bem exige técnica e disciplina. A técnica consiste em ter uma metodologia. Uma boa técnica para comprar bem para sua funilaria é comprar duas vezes ao dia. Pela manhã realize as cotações e compre perto do início da tarde e no início da tarde realize as cotações para comprar no final do dia. A disciplina consiste em fazer SEMPRE cotações. Comprar com o mesmo fornecedor sempre faz suas margens de lucro cairem consideravelmente. Ter um auxílio de um sistema de cotações como o da Cotexo irá fazer sua empresa economia muito tempo e dinheiro, facilitando a localização das melhores condições (preço, prazo de entrega, formas de pagamento, qualidade do fornecimento, etc).

Economizar na compra de autopeças é a forma mais rápida para aumentar a margem de lucro de sua empresa, faça o teste e verifique no seu resultado do final do mês.